Gruppering og Subtotal gennemgang

Overblik

Hvis du allerede kan finde ud af at lave en NL(“Rækker”) funktion, er det næste logiske step at gruppere dit data. I dette indlæg vil vi gennemgå hvordan man kan gruppere og lave totaler (I Excel hedder det subtotaler), så du kan få din rapport op på næste niveau.

For detaljeret gennemgang af gruppering og subtotal kan du se disse How-to videoer fra Jet Global.

Liste, filter og Total

Tilføj gruppering

Tilføj kolonner og dimensioner

Tilføj ark gruppering

Gruppering eksempel

Et simpel eksempel på gruppering i Jet Reports er at lave en liste af kunder med deres salg. Grupperet per stat/by og subtotaler per stat/by.

For at få vores kunder ud i rapporten, kan vi starte med debitortabellen. Først vælger du kunder med salg og derefter kan vi bekymre os om grupperingen. Salg (RV) (på engelsk: Sales ($)) er et godt felt at bruge til at filtrere alle kunder væk, som vi ikke har et salg til.

1.

Hvis du åbner Jet Browser og trækker Name, State og Sales ($) felterne ud i Excel.

Derefter åbner du Jet Function Wizard og tilføjer et filter hvor Sales ($) <> 0 

Kør så rapporten og nu har du en komplet liste over dine kunder, der har salg

2.

Næste step er at gruppere kunderne per State/by. Hele målet med rapporten er at have en unik liste over stater/byer, som har kunder med salg, og så bagefter bruge den liste vi lavede i afsnit 1 til at liste kunderne med.

For at opnå det mål, åbn Jet Browser igen og vælg values i toppen og træk så State feltet ind i Excel. Du skal trække det ind én række ovenover og en kolonne til venstre fra den eksisterende NL(“rækker”) funktion.

I billede ovenfor kan du se funktionen i celle C3

3.

Nu kan du tilføje de samme filtre som i den første NL(“Rækker”) funktion. (Sales ($) <> 0.

Hvis du kører rapporten nu, vil du få en liste af state/by navne og så derefter en liste af kunder som vist nedenfor.

læg mærke til at kolonne overskrifterne Name, State og Sales ($) alle er kopieret med ned. Det skyldes at de er i samme række som NL funktionen i C3. Læg også mærke til at den første State er blank. I dette tilfælde skyldes det at alle kunder udenfor USA ikke har noget udfyldt i State. Når jeg er klar over dette vil jeg gerne beholde State = Blank.

4.

Næste step er at ændre NL funktionen i C3 fra NL(“Rows”) til NL(“Rows=2”) (på dansk: NL(“Rækker”) til NL(“Rækker=2”), og flytte overskrifterne udenfor række 3, så de ikke bliver kopieret med, når du kører rapporten.

Når du nu kører rapporten vil Jet Reports kopierer både række 3 og række 4 for hver unik stat og inkludere kundelisten.

5.

Du kan nu tilføje filtre til din kundeliste, så de bliver filtreret per stat. Da du kan have kunder med blanke i feltet Stat bliver du nød til at tilføje “@@”& i begyndelsen af filteret:

Hvis du kører rapporten, får du en liste over over stater, og derefter en liste af kunder under hver stat.

Subtotal

Den sidste opgave er at tilføje Subtotaler per stat ud fra State ($) feltet. Dette kan enten gøres ved en sum funktion, hvis du ikke vil have en Rapport total. Hvis du vil have en rapporttotal skal du bruge Subtotal funktionen i stedet for.

1.

Den første subtotal skal placeres 2 rækker under din NL funktion med kundeinformation. Funktionen skal ligne noget ala billede nedenfor.

2.

Dernæst skal du udvide din NL(“rows=2”) til NL(“rows=5”) . Det skal du gøre så Subtotal funktionen kommer indenfor det antal rækker du kopierer.

3.

Nu har du brug for en rapporttotal. Da der er 5 rækker i en region, bliver du nød til at tilføje rapporttotalen i række 9 eller 10. Vi har tilføjet den i række 10, så der er mulighed for multi gruppering, som vi kigger på i dette link (opdateres snarest).

4.

Nu kan du kører rapporten og få en komplet liste af kunder, som har salg, grupperet med en subtotal per stat.